11.11.2021

Wir suchen eine Geschäftsführungsassistenz

in Teilzeit für 30 bis 35 Wochenstunden

Die gemeinnützige und politisch unabhängige Stiftung Gesellschaft macht Schule gGmbH setzt sich an Münchner Grund- und Mittelschulen für mehr Bildungschancen von Kindern und Jugendlichen mit herkunftsbedingten Bildungsnachteilen ein. Mit ihren Projekten vermittelt sie Werte des Miteinanders, stärkt das Selbstwertgefühl der Kinder und Jugendlichen und fördert deren Potenziale. Sie sieht umfassende Bildung als Lösungsschlüssel für gesellschaftliche Herausforderungen und arbeitet daher eng mit Münchner Schulen in sozialen Brennpunkten zusammen. Die Stiftung Gesellschaft macht Schule ist anerkannter Träger der freien Jugendhilfe und vor allem operativ tätig. Mit je drei ehrenamtlichen Gesellschafter*innen und Kurator*innen, 13 festen Mitarbeiter*innen sowie etwa 30 Honorarkräften erreicht sie pro Schuljahr über 400 Kinder und Jugendliche.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Geschäftsführungsassistenz

in Teilzeit für 30 bis 35 Wochenstunden

Ihr Aufgabengebiet:

Organisationsbereich Geschäftsführung:

  • Administrative Aufgaben wie schriftliche und telefonische Korrespondenz, Terminvereinbarungen und -koordination, Kalenderpflege, Ablage sowie weitere allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Entgegennahme und Beantwortung von Anrufen und schriftlicher Korrespondenz
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungsbetreuung
  • Koordination und Kontrolle administrativer Tätigkeiten im Auftrag der Geschäftsführung
  • Erstellen von Analysen, Entscheidungs- und Präsentationsunterlagen mittels Excel, Word und PowerPoint
  • Zuarbeit bei Vertragserstellungen und -änderungen

Organisationsbereich allgemein:

  • Sicherstellung und Organisation des laufenden Büro-Betriebes
  • Koordination Anfragen über Telefon, E-Mail, Social Media
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Terminverwaltung und Terminmanagement (über Online-Kalender)
  • Rechnungskontrolle und Zuarbeit Controlling
  • Dokumentation, Pflege und Verwaltung von internen Daten sowie Erstellen von Aufstellungen und Übersichten
  • Überprüfung der Einhaltung des Datenschutzes
  • Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten (Weihnachtsversand u.a.)
  • Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Meetings, Veranstaltungen und Tagungen sowie Empfang und Betreuung von Gästen

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder über eine vergleichbare Berufserfahrung
  • Sie haben mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz im Bereich Geschäftsleitung oder Vorstand
  • Sie sind sehr sicher im Umgang mit digitalen Medien (Internet, E-Mail) und im Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
  • Sie verfügen über kommunikative Kompetenz im Umgang mit verschiedenen Adressaten sowie über sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift bei ausgezeichneten Deutschkenntnissen
  • Sie haben eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise
  • Sie verfügen über ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
  • Sie haben eine offene, positive Grundhaltung sowie Freude an der Arbeit mit Menschen in einem sozialen Umfeld
  • Sie verfügen über persönliche Integrität und Verschwiegenheit sowie über verbindliche und freundliche Umgangsformen

Wir bieten:

  • Eine kollegiale, aufgeschlossene Arbeitsatmosphäre
  • Eine interessante, verantwortungsvolle, sinnerfüllte und vielseitige Tätigkeit
  • Ein sympathisches, hochmotiviertes und dynamisches Team
  • Die Möglichkeit zum selbstständigen Arbeiten
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Regelmäßige Teamsitzungen und interne Besprechungen mit Reflexionsmöglichkeiten
  • Möglichkeiten zu Fortbildungen
  • Einen Arbeitsplatz in freundlichen Büroräumen mit sehr guter öffentlicher Anbindung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! 

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen und unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen elektronisch bis zum 7. Dezember 2021 an: 
Dr. Sandra Mittag-Bornmann, Email: s.mittag@gesellschaft-macht-schule.de; Betreff: Bewerbung GF-Assistenz.

Weitere Informationen zu Gesellschaft macht Schule finden Sie unter
www.gesellschaft-macht- schule.de